La digitalizzazione è in atto. Nuovi strumenti si sono affacciati sul panorama aziendale negli ultimi anni, ma spesso non sono chiare le normative o le possibilità di utilizzo di queste tecnologie. Ci riferiamo a:
Alcune di queste sono già realtà per alcuni settori o categorie, tuttavia il programma nazionale di digitalizzazione comporterà l’estensione di alcuni obblighi a tutti gli attori dello scenario nazionale.
Per questo motivo vogliamo dedicare un approfondimento a questi servizi che siamo in grado di erogare e che servono ad adempiere agli obblighi di legge. Ovviamente la nostra storia consulenziale nel mondo Buffetti, ci permette di guidarvi nella scelta degli strumenti necessari alla vostra attività, che si tratti di un negozio, di una azienda o di un professionista.
In questo articolo scoprirai Come fare la Firma Digitale e la nostra proposta “Firma Facile Buffetti”.
Cos’è la firma digitale?
La firma digitale è uno strumento utilizzato per firmare documenti in formato elettronico. Essa assolve principalmente due funzioni: verificare l’identità del soggetto che appone la firma e, di conseguenza, confermare l’autenticità del documento, sia esso un atto societario, una fattura, etc..
La nascita della firma digitale si deve allo scambio, divenuto sempre più frequente nel corso degli ultimi anni, di documenti per via telematica.
Quando si ha a che fare con documenti di particolare importanza, come nel caso dei contratti, dei bilanci di impresa o delle comunicazioni tra aziende e Pubbliche Amministrazioni, è fondamentale che essi risultino integri e veritieri, ovvero privi di qualsiasi forma di contraffazione.
La firma digitale permette, dunque di garantire che, dal momento della vidimazione a quello della ricezione, il documento in questione non abbia subito modifiche e che il firmatario sia a conoscenza del suo contenuto.
Ne consegue che, al pari di una firma autografa (e cioè apposta “a mano” sulla copia cartacea), la firma digitale ha valore legale a tutti gli effetti.
Come funziona la firma digitale?
A coloro che effettuano di frequente operazioni bancarie online sarà, certamente, capitato di utilizzare una chiavetta USB per accedere all’area riservata del sito della Banca, digitando il numero che appare sul display.
La firma digitale ha un funzionamento molto simile. Essa si basa, infatti, sull’associazione tra dati pubblici (che, attraverso appositi software, permettono di verificare l’identità del firmatario) e dati privati, che soltanto il titolare conosce. La combinazione tra le due chiavi, attribuite in maniera univoca all’utente, avviene attraverso un kit per la firma digitale.
Sul mercato esistono vari tipi di kit: alcuni utilizzano una chiavetta USB, altri una scheda (o smart card), che collegati tramite uno speciale lettore ad un software per la firma digitale (ne esistono anche di gratuiti come Dike o FileProtector), uniscono dati pubblici e dati privati e danno luogo ad una chiave crittografata che identifica il firmatario.
Il software appone, infine, la firma digitale sul documento in questione che, da questo momento, avrà piena validità ai sensi della Legge e potrà essere archiviato o spedito attraverso i sistemi di posta elettronica.
Firma digitale e Partita IVA: quando è obbligatorio utilizzarla?
Che la società – e non solo quella italiana – stia andando verso un futuro digitalizzato è, ormai, evidente.
Si iscrive in quest’ottica l’utilizzo, sempre più frequente e, in taluni casi che vi illustreremo a breve, obbligatorio, della firma digitale. Il numero di operazioni effettuate tramite il web cresce, infatti, in maniera esponenziale: ciò significa che i documenti in forma cartacea risultano, in varie circostanze, obsoleti e poco funzionali. Tuttavia, data la grande rilevanza dei contenuti inviati e ricevuti, è necessario poter verificare che tutto avvenga correttamente.
La firma digitale si conferma, dunque, uno strumento efficace per rendere ufficiali e legalmente valide le comunicazioni ed operazioni eseguite per via informatica. Essa è, infatti, obbligatoria nei seguenti casi:
1. Fatturazione elettronica
Come di certo saprete, una delle novità più grosse che il 2019 ha portato a livello fiscale è l’introduzione della fatturazione elettronica per un’ampia fetta di imprenditori e liberi professionisti.
La Legge di Bilancio per l’anno corrente sancisce, difatti, l’obbligatorietà della fatturazione elettronica per tutti coloro che si avvalgono del regime semplificato o ordinario. Restano, per il momento, escluse le Partite IVA forfettarie, sebbene in alcuni casi anche queste ultime debbano attrezzarsi per ricevere ed inviare e-fatture.
Nonostante il nuovo regime forfettario preveda requisiti meno stringenti per l’accesso, rimangono talune eccezioni – come quelle riguardanti la partecipazione ad associazioni e/o srl – da tenere in considerazione.
Se si decide di non avvalersi di un intermediario, cosa che comunque consigliamo come potete leggere nell’articolo dedicato alla Fatturazione Elettronica) è necessario apporre la firma digitale alle fatture che verranno inviate.
2. Pubblica Amministrazione
Ormai da diverso tempo, chiunque abbia a che fare con la Pubblica Amministrazione deve adeguarsi a regole stabilite per legge. Una di queste riguarda l’utilizzo della firma digitale, della fatturazione elettronica e della posta elettronica certificata per comunicazioni e scambi effettuati tra azienda (o professionista) e settore pubblico.
Pertanto, i titolari di Partita IVA che collaborano, anche solo occasionalmente, con uffici comunali o regionali, scuole, ospedali pubblici, etc. devono necessariamente munirsi dell’occorrente per firmare i documenti digitalmente.
Ricordiamo, inoltre, che l’adozione della firma digitale è obbligatoria anche per poter partecipare a concorsi o bandi pubblici, per inoltrare autocertificazioni, per la richiesta di finanziamenti e la stesura di atti pubblici.
3. Bilanci e atti societari
La firma digitale deve essere obbligatoriamente apposta anche su bilanci, atti societari ed altri documenti ufficiali che riguardano società ed associazioni. Essa è, inoltre, necessaria per effettuare l’iscrizione al Registro delle Imprese, attraverso il modello Comunica (ovvero la comunicazione unica che dichiara l’inizio della vostra attività).
4. Contabilità ed operazioni finanziarie
Per le Partite IVA che operano nell’ambito finanziario e/o contabile, la firma digitale è uno strumento essenziale.
Essa è, infatti, necessaria per completare l’iscrizione al Registro dei Revisori Contabili e per le comunicazioni tra operatori finanziari ed Agenzia delle Entrate. Ne consegue che i sostituti d’imposta dovrebbero esserne in possesso.
Costi Firma Digitale: La nostra Proposta
La Contabile propone l’attivazione di FirmaFacile Buffetti, la firma digitale su smart card, pendrive o dispositivo mobile (smartphone e tablet) adatta a soddisfare tutte le esigenze con attivazione entro 24 ore dall’acquisto del cliente.
Le versioni su smart card e pendrive sono compatibili con i più diffusi software di firma digitale e consentono l’accesso ai siti della Pubblica Amministrazione grazie alla presenza del CNS (Carta Nazionale dei Servizi).
Per l’attivazione Firma Facile Buffetti sono disponibili i seguenti prodotti:
- FirmaFacile CNS smart card (cod. 000FIRCNS) al costo di 60 € iva compresa
Destinato a quanti necessitano di emettere la firma digitale utilizzando una smart card (da associare ad un lettore di firma digitale) ed accedere a tutti i portali della Pubblica Amministrazione che prevedono l’Autenticazione con il CNS. Il box contiene il CD-ROM con i software di firma digitale e la smart card in formato carta di credito.
- FirmaFacile Mobile (cod. 000KEYCNS) al costo di 105 € iva compresa
FirmaFacile CNS Pendrive ti consente di utilizzare la firma digitale su qualsiasi postazione senza dover utilizzare un lettore o installare software. Il prodotto non necessita di driver di installazione ed è pronto per l’uso. Consente di firmare digitalmente a validità legale i documenti, in ogni luogo ed in ogni momento, e permette l’accesso ai portali della P.A. che richiedono l’accesso CNS.
- FirmaFacile CNS PRO (cod. 000AIRCNS) al costo di 135 € iva compresa
La nuova frontiera della firma digitale. Grazie alla tecnologia Bluetooth la chiavetta USB si collega a qualsiasi smartphone e tablet per firmare con validità legale ogni documento in formato digitale e accedere ai servizi della Pubblica Amministrazione.
L’amministrazione dell’App dedicata DIGITAL DNA, disponibile gratuitamente sugli store digitali iOS e Android, permette un accesso immediato ai principali portali della Pubblica Amministrazione.
- Lettore smart card miniLECTOR EVO al costo di 26 € iva compresa
Il lettore di smartcard sicuro e dalle dimensioni compatte, con o senza il software di firma digitale incluso. Il lettore è un dispositivo Plug&Play: basta semplicemente inserire il connettore Usb e non prevede l’installazione di driver.
Disponibile in due versioni: cod.000KMLEVO (lettore con software) e 000ECOLET (solo lettore)
